DE LA HISTORIA CLINICA EN PAPEL A LA HISTORIA CLINICA ELECTRONICA

Protocolos, guias y manuales requeridos en la visita de verificación de condiciones de habilitación

De las historias clínicas en papel a la historia clínica electrónica

¿Es necesario para los odontólogos independientes en la consulta privada realizar la transición hacia las historias clinicas digitales?

Parto, por supuesto por definir una Historia Clínica odontológica:

De manera sencilla, es el documento en donde quedan reflejados un conjunto de actos médicos referidos a un paciente desde la colección de datos iniciales con los que se genera un diagnóstico y el posterior seguimiento del estado de salud de dicho paciente.

Este documento, su diligenciamiento y conservación es verificado en el Estandar 6: Historia clínica y registros, en la visita de habilitacion del consultorio para los profesionales independientes de odontologia.

De manera tradicional, los odontólogos llevamos historias clínicas de papel, así fui formado. Recuerdo de que de los muebles con que inicié, era de gran importancia un archivador. Inicié con historias clínicas impresas en cartulina a las que se le grapaban las radiografías periapicales y un archivador de 60 cm de alto.

Al término del segundo año, algunas veces el pedido de formato de historias clínicas no llegaba a tiempo, por lo que veía en la necesidad de fotocopiar el formato, el costo en tiempo y dinero de desplazarme hasta la tipografía también influyó y poco a poco la fotocopia fue ganando terreno. Alrededor de 300 historias hacían parte de mi archivo y debí comprar otro archivador.

Fui previsivo, esta vez el archivador de tres cajones, 1,20 centímetros se convirtió en la solución. Al fin del quinto año, tenía repletos de historias los dos archivadores. El deterioro de las mismas era evidente y las radiografías desprendidas, dificultaban en ocasiones la consulta. Pensé en comprar un estante, los había observado en los hospitales y por su economía sería una buena alternativa. Surgió otro problema: El espacio.

Estaría ocupando tres muebles con las historias clínicas y no veía un futuro prometedor, tiempo dedicado a la búsqueda y luego a guardar las historias, dinero semanal en fotocopias. Contra todo pronóstico compré un computador y un programa de historias clínicas y me lancé a la aventura de llevar los registros de manera digital.

Calculo en 2 semanas la adaptación al programa. Hoy día tengo más de 2000  historias clínicas de pacientes disponibles para la consulta, imágenes de radiografías y consentimientos informados, audios y todo lo que considero que pueda hacer parte del registro clínico a cada paciente, hacen parte de lo que puedo guardar en el sistema.

Quince cajas de cartón fueron necesarias para archivar las historias clínicas en papel, me tomé la tarea de digitalizarlas, fotografiando los documentos y las radiografías. Puedo decir que no tardó más de un mes de tiempo de los espacios en que no había pacientes para que la asistente realizara esta labor. Se guardaron en una carpeta en el computador y están disponibles para consultarlas o por requerimiento legal.

Simplemente, a mi me ha resultado mas económica la historia digital que en papel; el programa se pagó en un año a lo sumo. Entender la letra ya no es un problema. RIPS, eventos adversos, seguimiento a riesgos y muchos otros beneficios me corroboran que se tomó la mejor decisión. Superé el problema de tener dos archivos, digitalizando las historias antiguas con la foto. En fin, a cada problema una solución.